Dijital Onam Formunun Avantajları Nelerdir?

Dijital onam formu, danışana sunulan hizmet veya uygulanacak işlem hakkında bilgilendirme yapılmasını ve ilgili formun elektronik ortamda oluşturulup saklanmasını sağlayan belgedir. Kâğıt formların dijital ortama taşınması; kliniklerin kayıt düzenini iyileştirir, belgelere erişimi kolaylaştırır ve danışan dosyalarının daha merkezi yönetilmesine yardımcı olur.

Diyetisyenler, fizyoterapistler, psikologlar, güzellik merkezleri ve farklı alanlarda hizmet veren işletmeler çeşitli onam formları kullanabilir. Ancak formun içeriği, alınma yöntemi ve saklama süresi; meslek alanına, hizmet türüne ve ilgili mevzuata göre değişebilir.

Dijital onam formu nedir?

Dijital onam formu, danışanın bilgilendirildiğini ve belirtilen işlem ya da hizmetle ilgili iradesini gösteren formun elektronik ortamda yönetilen hâlidir.

Formda genel olarak şu bilgilere yer verilebilir:

• Danışanın kimlik bilgileri
• Sunulacak hizmet veya uygulanacak işlem
• İşlemin kapsamı
• Beklenen sonuçlar
• Varsa riskler ve alternatifler
• Danışanın kabul veya ret beyanı
• Formun düzenlenme tarihi
• Uygun doğrulama veya imza bilgileri

Her işletme için tek tip bir onam formu kullanılması doğru olmayabilir. Form, sunulan hizmetin niteliğine ve ilgili mesleki düzenlemelere göre hazırlanmalıdır.

Dijital onam formunun avantajları nelerdir?

Dijital onam formu kullanmak yalnızca kâğıt tüketimini azaltmaz. Kayıtların oluşturulması, saklanması ve bulunması süreçlerini de kolaylaştırır.

1. Formların kaybolma riskini azaltır

Kâğıt formlar zamanla yıpranabilir, yanlış dosyaya kaldırılabilir veya fiziksel koşullardan zarar görebilir. Özellikle çok sayıda danışanla çalışan işletmelerde arşiv düzeninin korunması zorlaşabilir.

Dijital formlar danışan kaydıyla ilişkilendirildiğinde, belgelerin farklı klasörlere dağılma riski azalır. İlgili danışanın profili açılarak forma daha kolay ulaşılabilir.

2. Danışan kayıtlarını merkezi hâle getirir

Danışanın iletişim bilgileri bir dosyada, randevu geçmişi başka bir sistemde, onam formu ise fiziksel arşivde bulunabilir. Bu da hizmet sürecinin bütün olarak görülmesini zorlaştırır.

Dijital onam formu; danışan bilgileri, randevular, anamnez kayıtları ve seans geçmişiyle aynı sistemde saklanabilir. Böylece çalışanlar ihtiyaç duydukları bilgilere tek noktadan ulaşabilir.

3. Belgelere erişimi kolaylaştırır

Fiziksel arşivde belirli bir formu bulmak zaman alabilir. Dosyanın yanlış yere kaldırılması durumunda belgeye ulaşmak daha da zorlaşır.

Dijital kayıt sisteminde danışan adı veya kayıt bilgisi üzerinden arama yapılabilir. Bu özellik, özellikle denetim veya danışan talebi gibi durumlarda ilgili kaydın daha hızlı bulunmasını sağlar.

Erişimin kolay olması, belgenin bütün çalışanlara açık olması anlamına gelmemelidir. Kayıtlar yalnızca görev kapsamında yetkilendirilmiş kişiler tarafından görüntülenmelidir.

4. Standart form kullanımını destekler

Çalışanların farklı metinlere sahip onam formları kullanması, kayıtlar arasında tutarsızlık oluşturabilir. Dijital sistemde işletmenin onayladığı güncel form şablonları kullanılabilir.

Böylece her danışana aynı hizmet için aynı temel bilgilendirme sunulur. Form üzerinde güncelleme yapılması gerektiğinde eski metinlerin kullanılmaya devam etmesi de önlenebilir.

Bununla birlikte eski formların sonradan değiştirilmemesi ve hangi danışanın hangi sürümü kabul ettiğinin izlenebilmesi önemlidir.

5. Arşivleme sürecini kolaylaştırır

Kâğıt belgeler için fiziksel alan ayrılması gerekir. Danışan sayısı arttıkça klasörler ve arşiv dolapları da çoğalır.

Dijital onam formları, fiziksel arşiv ihtiyacını azaltabilir. Ancak dijital saklama da kendi başına yeterli değildir. Kayıtların yetkisiz erişime, kayba ve izinsiz değişikliğe karşı korunması gerekir.

İşletmenin hangi kayıtları ne kadar süreyle saklayacağını belirleyen bir saklama ve imha politikası oluşturması faydalıdır.

6. İşletme içindeki yetkilendirmeyi destekler

Onam formları sağlık bilgileri içerebilir. Sağlık verileri, KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri olarak kabul edilir ve daha sıkı korunmaları gerekir.

Dijital sistemlerde farklı kullanıcılar için erişim yetkileri tanımlanabilir. Böylece her çalışan yalnızca görev alanıyla ilgili kayıtları görüntüleyebilir.

Yetkilendirme bulunması, işletmenin diğer veri güvenliği sorumluluklarını ortadan kaldırmaz. Çalışanların bilgilendirilmesi, parolaların korunması ve cihaz güvenliği gibi önlemler de uygulanmalıdır.

7. Hizmet sürecinin daha düzenli ilerlemesini sağlar

Onam formunun danışan kaydıyla birlikte tutulması, formun tamamlanıp tamamlanmadığının kontrol edilmesini kolaylaştırır. Böylece işlem öncesinde eksik belge olup olmadığı daha hızlı fark edilebilir.

Anamnez ve onam formlarının birbirinden ayrı amaçlar taşıdığı da unutulmamalıdır. Anamnez formu danışanın geçmişi ve mevcut durumu hakkında bilgi toplarken onam formu, gerçekleştirilecek hizmetle ilgili bilgilendirme ve irade beyanını içerir.

Dijital onam ile açık rıza aynı şey midir?

Onam formu ile KVKK kapsamında alınan açık rıza aynı amaçla kullanılmaz. Onam, sunulacak hizmet veya uygulanacak işlemle ilgilidir. Açık rıza ise belirli bir kişisel veri işleme faaliyetine yönelik olabilir.

Aydınlatma metni de bunlardan farklıdır. Aydınlatma, veri sorumlusunun kişisel verilerin hangi amaçlarla ve hangi hukuki sebeple işlendiği konusunda kişiyi bilgilendirme yükümlülüğüdür.

Bu belgelerin tek bir metin içinde birbirine karıştırılması yerine amaçlarının doğru belirlenmesi gerekir. Ayrıca kişisel veri işleme faaliyeti için başka bir hukuki sebep bulunuyorsa her durumda açık rızaya dayanılması doğru olmayabilir. Konuyla ilgili güncel açıklamalar KVKK’nın özel nitelikli veriler rehberinden incelenebilir.

Dijital form hukuken geçerli midir?

Bir formun yalnızca dijital ortamda bulunması, kendiliğinden hukuken geçerli veya mevzuata uygun olduğu anlamına gelmez. Formun içeriği, bilgilendirmenin nasıl yapıldığı, danışanın iradesinin nasıl doğrulandığı ve belgenin sonradan değiştirilmeye karşı nasıl korunduğu birlikte değerlendirilmelidir.

Bazı işlemler için özel şekil veya imza şartları bulunabilir. Bu nedenle kullanılacak onam yöntemi, işletmenin faaliyet alanına ve tabi olduğu düzenlemelere göre hukuk danışmanıyla değerlendirilmelidir.

SmartAsist ile dijital form yönetimi

SmartAsist, anamnez ve onam formlarının danışan kayıtlarıyla birlikte elektronik ortamda saklanmasını sağlar. Böylece formlar, randevu ve seans geçmişinden bağımsız dosyalarda tutulmak yerine ilgili danışan profili üzerinden yönetilebilir.

Kullanıcı yetkilendirmesiyle çalışanların erişebileceği alanlar sınırlandırılabilir. SmartAsist’in ISO 27001 sertifikalı bilgi güvenliği yönetim yaklaşımı da dijital kayıt süreçlerinin belirli kurallar çerçevesinde ele alınmasını destekler.

Dijital onam formu kullanımı; işletmelerin kayıtlarını daha düzenli, erişilebilir ve merkezi hâle getirmesine yardımcı olur. Ancak doğru form içeriğini hazırlama ve mevzuata uygun kullanma sorumluluğu işletmeye aittir.