Tekrarlayan/Periyodik Randevu Nedir? Düzenli Seanslar Nasıl Planlanır?

Diyetisyen, fizyoterapist, psikolog ve güzellik uzmanı gibi profesyonellerde danışan görüşmeleri çoğunlukla belirli aralıklarla devam eder. Her hafta aynı gün yapılan seanslar veya ayda bir tekrarlanan kontroller buna örnektir.

Bu randevuların her defasında manuel oluşturulması zaman kaybına ve planlama hatalarına neden olabilir. Tekrarlayan randevu sistemi, düzenli seansların önceden planlanmasını kolaylaştırır.

Tekrarlayan Randevu Nedir?

Tekrarlayan randevu, belirlenen gün ve saat aralığına göre otomatik olarak oluşturulan randevu serisidir. “Periyodik randevu” olarak da adlandırılır.

Örneğin bir danışanın dört hafta boyunca her salı saat 14.00’te seansa geleceğini düşünelim. Bu durumda dört ayrı kayıt açmak yerine tek işlemle haftalık bir randevu serisi oluşturulabilir.

Tekrarlama aralığı işletmenin çalışma biçimine göre belirlenebilir:

• Her gün
• Her hafta
• İki haftada bir
• Her ay
• Belirli bir tarihe kadar
• Belirli sayıda randevu tamamlanana kadar

Böylece düzenli seans planlama süreci daha hızlı ve kontrollü yürütülür.

Hangi İşletmeler Kullanabilir?

Tekrarlayan randevu sistemi, düzenli danışan takibi yapan işletmeler için uygundur.

Örneğin:

• Diyetisyen klinikleri
• Fizyoterapi merkezleri
• Psikolog ve danışmanlık merkezleri
• Pilates stüdyoları
• Güzellik ve bakım merkezleri
• Sağlıklı yaşam merkezleri
• Eğitim ve özel ders işletmeleri

Fizyoterapi seansları haftada iki veya üç kez planlanabilir. Diyetisyen kontrolleri haftalık ya da aylık yapılabilir. Psikolog görüşmeleri ise çoğunlukla haftanın aynı gününde devam eder.

Bu işletmelerde otomatik randevu oluşturma özelliği, takvimin daha düzenli kullanılmasını sağlar.

Tekrarlayan Randevunun Avantajları Nelerdir?

En önemli avantaj, manuel işlem sayısını azaltmasıdır. Çalışanların her seans için ayrı ayrı randevu oluşturmasına gerek kalmaz.

Tekrarlayan randevular şu faydaları sağlayabilir:

• Randevu oluşturma süresini kısaltır.
• Manuel kayıt hatalarını azaltır.
• Danışanların düzenli saatlerini korur.
• Uzmanların çalışma planını netleştirir.
• Takvimdeki uygunluk durumunu önceden gösterir.
• Paket ve seans takibini kolaylaştırır.
• Randevu hatırlatma sürecini destekler.
• Yoğunluk planlamasına yardımcı olur.

Özellikle çok sayıda danışanla çalışan kliniklerde birkaç haftalık planın önceden hazırlanması önemli bir kolaylık sağlar.

Tekrarlayan Randevu Nasıl Oluşturulur?

Tekrarlayan randevu oluştururken yalnızca gün ve saat seçmek yeterli değildir. Randevu serisinin başlangıç ve bitiş koşulları da belirlenmelidir.

1. Danışan ve hizmet seçilir

Öncelikle randevunun hangi danışan adına oluşturulacağı belirlenir. Ardından verilecek hizmet, seans süresi ve ilgili uzman seçilir.

2. Tekrarlama aralığı belirlenir

Randevunun her gün, her hafta veya belirli haftalarda tekrarlanacağı seçilir. Düzenli seansların gerçek hizmet planıyla uyumlu olması önemlidir.

3. Bitiş koşulu tanımlanır

Randevu serisi belirli bir tarihte sona erebilir. Alternatif olarak toplam randevu sayısı seçilebilir.

Örneğin sekiz seanslık bir paket için sekiz haftalık randevu planı hazırlanabilir.

4. Takvim uygunluğu kontrol edilir

Sistem, seçilen günlerde uzmanın başka randevusu olup olmadığını göstermelidir. Böylece çakışmalar önceden fark edilebilir.

Resmî tatiller, uzman izinleri ve işletmenin kapalı olduğu günler de kontrol edilmelidir.

5. Hatırlatma planı oluşturulur

Randevular oluşturulduktan sonra danışana WhatsApp veya SMS üzerinden hatırlatma gönderilebilir. Hatırlatma zamanı, işletmenin iletişim sürecine göre belirlenebilir.

Randevu Değişiklikleri Nasıl Yönetilmelidir?

Tekrarlayan bir randevu serisinde yalnızca tek görüşme değişebilir. Bazen de serinin tamamının farklı bir gün veya saate alınması gerekebilir.

Bu nedenle sistem iki farklı işlem sunmalıdır:

• Yalnızca seçilen randevuyu değiştirme
• Seçilen randevuyu ve sonraki randevuları değiştirme

Örneğin danışan yalnızca gelecek haftaki görüşmeye katılamıyorsa tek randevu güncellenmelidir. Danışanın çalışma saatleri kalıcı olarak değiştiyse sonraki tüm randevular düzenlenebilir.

İptal edilen randevuların sistemde güncellenmesi de önemlidir. Aksi halde takvim dolu görünebilir ve boş saatler değerlendirilemez.

Paket ve Seans Takibiyle İlişkisi

Tekrarlayan randevular ile paket takibi birlikte kullanılabilir. Ancak oluşturulan her randevu, tamamlanmış bir seans anlamına gelmez.

Randevunun durumu ayrı olarak takip edilmelidir:

• Planlandı
• Onaylandı
• Tamamlandı
• İptal edildi
• Ertelendi
• Katılım sağlanmadı

Seans düşümü işletmenin belirlediği kurala göre yapılmalıdır. Genellikle yalnızca tamamlanan görüşmeler paket bakiyesinden düşülür. İptal veya katılım sağlanmama durumlarında uygulanacak koşullar ise danışana önceden açıklanmalıdır.

Bu yapı, kalan seansların doğru izlenmesine ve olası anlaşmazlıkların azaltılmasına yardımcı olur.

Sık Yapılan Hatalar

Tekrarlayan randevu kullanırken şu hatalardan kaçınılmalıdır:

• Çok uzun süreli randevu serileri oluşturmak
• Uzman izinlerini kontrol etmemek
• Resmî tatilleri dikkate almamak
• İptal edilen randevuları güncellememek
• Randevu ile tamamlanan seansı aynı kabul etmek
• Paket bitişini kontrol etmeden yeni randevu oluşturmak
• Danışana hatırlatma göndermemek

Planın düzenli olarak kontrol edilmesi, takvimin güncel kalmasını sağlar.

SmartAsist ile Tekrarlayan Randevu Yönetimi

SmartAsist üzerinden danışan, uzman ve hizmet bilgileriyle tekrarlayan randevular oluşturulabilir. Seçilen periyoda göre randevular takvime otomatik olarak eklenir.

Randevular paket bilgileriyle birlikte takip edilebilir. Kalan seans sayısı, randevu durumu ve danışan bilgileri tek sistem üzerinden görüntülenebilir. WhatsApp ve SMS iletişim seçenekleriyle danışanlara hatırlatma yapılabilir.

Böylece düzenli seansların planlanması, değiştirilmesi ve takip edilmesi daha kontrollü şekilde yürütülebilir.

Sık Sorulan Sorular

Tekrarlayan randevu sonradan değiştirilebilir mi?

Evet. Tek bir randevu veya serinin sonraki randevuları değiştirilebilir.

İptal edilen randevu paketten düşülür mü?

Bu durum işletmenin iptal politikasına bağlıdır. Kullanılan kural danışana önceden bildirilmelidir.

Her randevu için ayrı hatırlatma gönderilebilir mi?

Randevu takip sisteminin özelliklerine göre serideki her randevu için hatırlatma planlanabilir.

Tekrarlayan randevu kimler için uygundur?

Belirli aralıklarla seans, kontrol veya bakım hizmeti veren tüm işletmeler tarafından kullanılabilir.