Randevu Programı Satın Almadan Önce Sorulması Gereken 10 Soru

Randevu programı seçerken yalnızca takvimin görünümüne veya lisans fiyatına bakmak yeterli değildir. Programın danışan, paket, ödeme, kullanıcı ve raporlama süreçlerini nasıl yönettiği de değerlendirilmelidir.

İşletmenin ihtiyaçlarına uygun olmayan bir program, çalışanların Excel, defter ve farklı mesajlaşma uygulamalarını kullanmaya devam etmesine neden olabilir. Bu durumda yeni yazılım, operasyonu kolaylaştırmak yerine yeni bir iş yükü oluşturabilir.

Satın alma kararı vermeden önce programı uygulamalı olarak görmek ve doğru soruları sormak gerekir.

1. Program Günlük İşlerimizi Gerçekten Karşılıyor mu?

İlk olarak işletmenin mevcut çalışma düzeni incelenmelidir. Programın çok sayıda özelliğe sahip olması, tüm bu özelliklerin işletme için gerekli olduğu anlamına gelmez.

İhtiyaçlarınızı şu başlıklarda listeleyebilirsiniz:

• Randevu takibi
• Danışan kayıtları
• Paket ve seans yönetimi
• Uzman planlaması
• Tahsilat takibi
• Form saklama
• Raporlama
• Çok şubeli kullanım
• Danışan iletişimi

Demo sırasında kendi günlük iş akışınızı program üzerinde uygulamayı deneyin. Yalnızca hazır tanıtım ekranlarını izlemekle yetinmeyin.

2. Kullanımı Kolay mı?

Programın kolay kullanılması, çalışanların sisteme uyum sağlamasını hızlandırır. Basit bir randevu oluşturmak için çok fazla ekran açılması gerekiyorsa günlük işlem süresi uzayabilir.

Demo sırasında şu işlemleri uygulayın:

• Yeni danışan oluşturun.
• Randevu ekleyin.
• Randevuyu başka saate taşıyın.
• Paket tanımlayın.
• Tamamlanan seansı kaydedin.
• Ödeme ekleyin.
• Bir raporu görüntüleyin.

Bu işlemlerin ne kadar sürede tamamlandığını ve ekranların anlaşılır olup olmadığını kontrol edin. Programı yalnızca yönetici değil, sistemi günlük kullanacak çalışanlar da değerlendirmelidir.

3. Paket ve Kalan Seans Takibi Yapılabiliyor mu?

Paketli hizmet sunan işletmeler için kalan seans takibi temel bir ihtiyaçtır. Programda toplam, kullanılan ve kalan seansların birlikte görüntülenebilmesi gerekir.

Ayrıca şu durumların nasıl yönetildiğini sorun:

• İptal edilen randevu
• Ertelenen randevu
• Katılım sağlanmayan randevu
• Paket dondurma
• Paket bitiş tarihi
• Şubeler arası paket kullanımı
• Birden fazla hizmet içeren paketler

Randevu oluşturulmasıyla seansın tamamlanması birbirinden ayrılmalıdır. Aksi halde kullanılmayan seanslar yanlışlıkla paketten düşebilir.

4. WhatsApp ve SMS Özelliklerinin Kapsamı Nedir?

“WhatsApp ve SMS özelliği var” ifadesi tek başına yeterli değildir. Bu özelliğin nasıl çalıştığını ve hangi işlemleri kapsadığını sorun.

Kontrol edilmesi gerekenler şunlardır:

• Danışanla doğrudan yazışma başlatılabiliyor mu?
• Randevu hatırlatması gönderilebiliyor mu?
• Mesajlar otomatik mi, tek tıkla mı gönderiliyor?
• Mesaj şablonları hazırlanabiliyor mu?
• Gönderim ücretleri lisansa dahil mi?
• Ücret hangi hizmet sağlayıcısına ödeniyor?
• İletişim tercihleri takip edilebiliyor mu?

İletişim hizmetlerinin kullanım bedeli, klinik programının lisans ücretinden ayrı olabilir.

5. Kullanıcı Yetkilendirmesi Bulunuyor mu?

Her çalışanın tüm danışan ve finansal bilgilere erişmesi gerekmez. Programın rol ve görev bazlı yetkilendirme sunması önemlidir.

Şu yetkilerin ayrı ayrı tanımlanıp tanımlanamadığını inceleyin:

• Görüntüleme
• Yeni kayıt oluşturma
• Düzenleme
• Silme
• Tahsilat girişi
• Finansal raporlama
• Veri dışa aktarma
• Kullanıcı yönetimi
• Şube erişimi

Her çalışan için ayrı hesap açılabilmelidir. Tüm çalışanların ortak kullanıcı adı ve şifre kullanması, işlem ve güvenlik takibini zorlaştırır.

6. Veriler Nasıl Korunuyor ve Yedekleniyor?

Randevu programında danışanların kişisel bilgileri ve bazı durumlarda sağlık verileri tutulabilir. Bu nedenle hizmet sağlayıcının veri güvenliği yaklaşımı incelenmelidir.

Şu soruları yöneltebilirsiniz:

• Veriler nerede saklanıyor?
• Yedekleme hangi sıklıkta yapılıyor?
• Yedekler nerede tutuluyor?
• Yetkisiz erişime karşı hangi önlemler uygulanıyor?
• İşlem kayıtları tutuluyor mu?
• Hesap güvenliği nasıl sağlanıyor?
• Hizmet kesintisine karşı plan bulunuyor mu?
• Bilgi güvenliğiyle ilgili bir yönetim sistemi uygulanıyor mu?

ISO 27001 belgesi önemli bir değerlendirme ölçütü olabilir. Ancak tek başına bütün güvenlik sorularının cevabı olarak görülmemelidir.

7. Verilerimizi Dışarı Aktarabilir miyiz?

Program değiştirilmek istendiğinde danışan ve işletme verilerinin nasıl teslim edileceği önemlidir. Bazı işletmeler bu konuyu yalnızca lisans sona erdiğinde düşünür.

Satın almadan önce şunları öğrenin:

• Hangi veriler dışarı aktarılabilir?
• Dosya biçimi nedir?
• Form ve belgeler de alınabilir mi?
• Dışa aktarma için ek ücret var mı?
• İşlem ne kadar sürüyor?
• Lisans sona erdiğinde erişim ne zaman kapanıyor?
• Veriler ne kadar süre saklanıyor?
• Saklama süresi sonunda nasıl siliniyor?

Bu koşullar yalnızca sözlü olarak değil, sözleşmede de açıkça yer almalıdır.

8. Çok Şubeli Kullanıma Uygun mu?

Bugün tek şubeyle çalışan bir işletme ileride büyüyebilir. Yeni şube eklendiğinde tamamen farklı bir programa geçmek ciddi bir iş yükü oluşturabilir.

Programda şu özellikleri kontrol edin:

• Şubelerin tek sistemden yönetilmesi
• Şube bazlı randevu takvimi
• Merkezi danışan kayıtları
• Şube bazlı kullanıcı yetkileri
• Uzmanların farklı şubelerde planlanması
• Şube bazlı tahsilat raporları
• Genel işletme raporları
• Şubeler arasında paket kullanımı

Yeni şube için uygulanacak lisans ve kullanıcı maliyetlerini de önceden sorun.

9. Teknik Destek ve Eğitim Nasıl Sunuluyor?

İyi bir programın arkasında ulaşılabilir bir destek ekibi bulunmalıdır. Kurulum sırasında verilen kısa bir eğitim her zaman yeterli olmayabilir. Yeni çalışanlar başladığında da desteğe ihtiyaç duyulabilir.

Şunları öğrenin:

• Destek hangi gün ve saatlerde sunuluyor?
• Telefon, mesaj veya uzaktan bağlantı desteği var mı?
• Ortalama dönüş süresi nedir?
• İlk eğitim lisansa dahil mi?
• Yeni çalışanlara eğitim veriliyor mu?
• Güncellemeler hakkında bilgilendirme yapılıyor mu?
• Destek için ek ücret talep ediliyor mu?

Mümkünse mevcut kullanıcıların destek deneyimlerini de araştırın.

10. Toplam Maliyet ve Sözleşme Koşulları Açık mı?

Yalnızca yıllık lisans bedeline bakmayın. Programın toplam kullanım maliyetini oluşturan tüm kalemleri yazılı olarak isteyin.

Teklifte şu bilgiler bulunmalıdır:

• Lisans süresi
• Kullanıcı sınırı
• Şube sınırı
• Dahil olan modüller
• Ek kullanıcı ve şube ücretleri
• Eğitim ve kurulum
• Teknik destek
• Veri aktarımı
• Güncellemeler
• WhatsApp ve SMS maliyetleri
• Yenileme koşulları
• Lisans sonrasında veri erişimi

Belirsiz ifadeler varsa sözleşme imzalanmadan önce açıklanmasını isteyin.

Demo Görüşmesinde Nelere Dikkat Edilmeli?

Demo yalnızca ürünün güzel görünen yönlerini izlediğiniz bir sunum olmamalıdır. Kendi iş akışınızdan örnekler vererek programın bu süreçleri nasıl yönettiğini görmelisiniz.

Örneğin sekiz seanslık bir paket oluşturulmasını, tekrarlayan randevu tanımlanmasını, bir randevunun iptal edilmesini ve kalan seansın kontrol edilmesini isteyebilirsiniz.

Böylece özelliklerin yalnızca listede bulunup bulunmadığını değil, gerçekten nasıl çalıştığını anlayabilirsiniz.

SmartAsist’i Değerlendirirken

SmartAsist; randevu, danışan, paket, seans, uzman, tahsilat ve form yönetimini tek sistemde bir araya getirir. Tekrarlayan randevular, WhatsApp veya SMS iletişimi, kullanıcı yetkilendirmesi, çok şubeli raporlama ve SmartConnect özellikleri işletmenin ihtiyacına göre değerlendirilebilir.

SmartAsist ayrıca ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi sertifikasına sahiptir. Satın alma öncesinde demo talep edilerek günlük işlemler uygulamalı olarak incelenebilir.

Doğru randevu programı, en fazla özelliği sunan değil; işletmenin ihtiyaçlarını anlaşılır, güvenli ve sürdürülebilir biçimde karşılayan programdır.

Sık Sorulan Sorular

Randevu programı seçerken ilk olarak neye bakılmalıdır?

İşletmenin günlük ihtiyaçları belirlenmeli ve programın bu işlemleri ne kadar kolay yönettiği incelenmelidir.

Demo sırasında ne denenmelidir?

Danışan kaydı, randevu, paket, seans, ödeme, iptal ve raporlama işlemleri uygulamalı olarak denenmelidir.

En düşük fiyatlı program tercih edilmeli mi?

Yalnızca fiyat üzerinden karar verilmemelidir. Özellikler, destek, veri güvenliği ve toplam kullanım maliyeti birlikte değerlendirilmelidir.