Danışan Kartı Nedir? Hangi Bilgileri İçermelidir?

Danışanlarla uzun süreli hizmet ilişkisi kuran işletmelerde bilgilerin düzenli tutulması önemlidir. İletişim bilgileri bir dosyada, randevular başka bir takvimde ve paket detayları farklı bir tabloda tutulduğunda danışanın güncel durumunu görmek zorlaşır.

Danışan kartı, bir kişiyle ilgili gerekli kayıtların tek bir profil altında toplanmasını sağlar. Böylece randevu geçmişi, paketler, kalan seanslar, ödemeler ve ilgili belgeler farklı yerlerde aranmaz.

Ancak danışan kartına mümkün olan her bilgi eklenmemelidir. Yalnızca hizmetin yürütülmesi için gerekli ve belirli bir amaçla kullanılan bilgiler kaydedilmelidir.

Danışan Kartı Nedir?

Danışan kartı; bir danışanın kimlik ve iletişim bilgileriyle birlikte işletmeyle olan hizmet geçmişini gösteren dijital veya fiziksel kayıttır.

Diyetisyenler, fizyoterapistler, psikologlar, pilates stüdyoları ve güzellik merkezleri danışan kartını farklı içeriklerle kullanabilir. Her işletmenin ihtiyaç duyduğu bilgi aynı değildir.

İyi hazırlanmış bir danışan kartı şu sorulara hızlıca cevap verebilir:

• Danışanın iletişim bilgileri nedir?
• Yaklaşan randevusu var mı?
• En son ne zaman hizmet aldı?
• Hangi paketi satın aldı?
• Kaç seansı kaldı?
• Ödemesi tamamlandı mı?
• Hangi uzmanla görüşüyor?
• Gerekli formları bulunuyor mu?
• Danışanla en son ne zaman iletişim kuruldu?

Temel İletişim Bilgileri

Danışan kartının ilk bölümünde kişiye ulaşmak için gerekli temel bilgiler bulunabilir.

Bu bilgiler şunlardır:

• Ad ve soyadı
• Telefon numarası
• E-posta adresi
• Tercih edilen iletişim kanalı
• Gerekiyorsa adres veya şehir bilgisi
• Acil durumda ulaşılacak kişi

Her hizmet için adres veya acil durum kişisi almak gerekli olmayabilir. Hangi bilginin neden istendiği belirlenmeli ve gereksiz veri toplanmamalıdır.

Telefon numaraları ortak bir biçimde kaydedilmelidir. Aynı numaranın farklı yazım biçimleriyle girilmesi, tekrarlanan danışan kayıtlarına neden olabilir.

Randevu Bilgileri

Danışanın geçmiş ve gelecek randevuları kart üzerinden görüntülenebilmelidir.

Randevu kaydında şu bilgiler bulunabilir:

• Randevu tarihi ve saati
• Hizmet türü
• Uzman
• Şube
• Randevu süresi
• Randevu durumu
• Açıklama
• Tekrarlama bilgisi

Randevular yalnızca tarih olarak değil, durumlarına göre de takip edilmelidir. “Planlandı”, “tamamlandı”, “iptal edildi”, “ertelendi” ve “katılım sağlanmadı” gibi durumlar birbirinden ayrılabilir.

Bu ayrım danışanın devamlılığının ve randevu geçmişinin daha doğru değerlendirilmesini sağlar.

Paket ve Seans Bilgileri

Paketli hizmet sunan işletmelerde danışan kartının önemli bölümlerinden biri paket takibidir.

Paket kaydında şu bilgiler yer alabilir:

• Paket adı
• Toplam seans sayısı
• Kullanılan seanslar
• Kalan seanslar
• Başlangıç tarihi
• Bitiş tarihi
• Paket durumu
• İptal ve dondurma bilgileri
• Paketin geçerli olduğu şube
• Pakete dahil hizmetler

Randevu oluşturulması ile seansın tamamlanması birbirinden ayrılmalıdır. Danışan için bir randevu planlanmış olması, ilgili hizmetin gerçekleştiği anlamına gelmez.

İptal veya katılım sağlanmama halinde uygulanacak seans kuralı işletmenin politikasına göre belirlenmeli ve danışana önceden açıklanmalıdır.

Ödeme ve Tahsilat Bilgileri

Danışanın paket veya hizmet ödemeleri de kartla ilişkilendirilebilir. Böylece kalan seanslar ile ödeme durumu birlikte kontrol edilebilir.

Finansal bölümde şu bilgiler bulunabilir:

• Hizmet veya paket bedeli
• Tahsil edilen tutar
• Kalan bakiye
• Ödeme tarihi
• Ödeme yöntemi
• Taksit sayısı
• Gelecek ödeme tarihi
• İade veya iptal kaydı
• İşlemi kaydeden kullanıcı

Satış ile tahsilat birbirinden ayrılmalıdır. Bir paketin satılması, ücretin tamamının alındığı anlamına gelmez.

Finansal bilgilerin tüm çalışanlar tarafından görüntülenmesi gerekmeyebilir. Erişimler görev ve yetkiye göre sınırlandırılmalıdır.

Form ve Belgeler

Sunulan hizmetin niteliğine göre danışan kartında farklı form ve belgeler bulunabilir.

Bunlar arasında şunlar yer alabilir:

• Danışan bilgi formu
• Anamnez formu
• Aydınlatma metni
• Açık rıza kaydı
• Bilgilendirme ve onam formu
• Hizmet sözleşmesi
• Görsel kullanım izni
• İşletmenin ihtiyaç duyduğu diğer belgeler

Her hizmet için aynı form kullanılmamalıdır. Formların içeriği işletmenin statüsüne, sunulan hizmete ve güncel mevzuata göre hazırlanmalıdır.

Belgenin yalnızca sisteme yüklenmesi yeterli değildir. Hangi tarihte oluşturulduğu, hangi sürümün kullanıldığı ve ilgili danışanla doğru biçimde eşleştirildiği de görülebilmelidir.

Hizmet ve Görüşme Geçmişi

Danışanın daha önce aldığı hizmetler düzenli olarak görüntülenebilmelidir. Bu kayıt, danışanla yürütülen sürecin devamlılığını destekler.

Hizmet geçmişinde şu bilgiler bulunabilir:

• Alınan hizmet
• İşlem tarihi
• İlgili uzman
• Şube
• Seans durumu
• Gerekli kısa açıklama
• Sonraki randevu planı

Not alanları ihtiyaca uygun kullanılmalıdır. Gereksiz, kişisel yorumlar veya hizmetle ilgisi olmayan bilgiler yazılmamalıdır.

Özellikle sağlıkla ilgili kayıtların içeriği, yetkili meslek mensubu ve ilgili mevzuat dikkate alınarak belirlenmelidir.

İletişim Geçmişi

Danışanla yapılan önemli görüşmelerin kısa notlarla kaydedilmesi, çalışanlar arasındaki bilgi kaybını azaltabilir.

İletişim kaydında şu bilgiler bulunabilir:

• Görüşme tarihi
• İletişim kanalı
• Görüşmenin amacı
• Sonuç
• Bir sonraki takip tarihi
• İlgili çalışan

Örneğin paket yenilemesi için görüşülen bir danışana başka bir çalışanın aynı gün tekrar mesaj göndermesi bu kayıtla önlenebilir.

Danışanın iletişim tercihleri ve mesaj almak istemediğine ilişkin talepleri de güncel tutulmalıdır.

Danışan Durumu Nasıl Sınıflandırılabilir?

Danışanlar işletmeyle olan ilişkilerine göre farklı durumlarla sınıflandırılabilir:

• Potansiyel danışan
• Yeni danışan
• Aktif danışan
• Paketi devam eden danışan
• Pasif danışan
• İletişim bekleyen danışan
• Hizmeti tamamlanan danışan

Bu sınıflandırma, hangi danışanla ne zaman ve hangi amaçla iletişim kurulacağını belirlemeyi kolaylaştırır.

Ancak durumlar açık kurallara göre tanımlanmalıdır. Örneğin bir danışanın kaç gün randevu almaması halinde “pasif” sayılacağı hizmet türüne göre değişebilir.

Veri Güvenliği Nasıl Sağlanmalıdır?

Danışan kartı kişisel ve bazı durumlarda özel nitelikli kişisel veriler içerebilir. Bu nedenle her çalışan tüm bilgilere erişmemelidir.

Temel önlemler şunlardır:

• Her çalışana ayrı kullanıcı hesabı açılması
• Rol bazlı yetkilendirme yapılması
• Ortak şifre kullanılmaması
• İşten ayrılan çalışanların erişiminin kapatılması
• Gereksiz veri toplanmaması
• Yedekleme yapılması
• Saklama sürelerinin belirlenmesi
• Verilerin kontrolsüz kanallardan paylaşılmaması

Bir yazılım kullanılması, işletmenin veri güvenliği ve mevzuat sorumluluklarını tamamen ortadan kaldırmaz.

Sık Yapılan Danışan Kartı Hataları

Danışan kayıtlarında karşılaşılabilecek başlıca hatalar şunlardır:

• Aynı danışan için birden fazla kart açmak
• Eksik veya güncel olmayan telefon numarası kullanmak
• Randevuları kartla ilişkilendirmemek
• Paket ve tahsilat bilgilerini ayrı tutmak
• Gereksiz kişisel bilgiler toplamak
• İletişim notlarını kaydetmemek
• Formları yanlış danışana eklemek
• Tüm çalışanlara sınırsız erişim vermek
• Pasif danışan durumlarını güncellememek

SmartAsist ile Danışan Kartı Yönetimi

SmartAsist üzerinden danışanın iletişim bilgileri, randevuları, paketleri, kalan seansları, tahsilatları ve formları aynı kayıt altında takip edilebilir.

Danışanla tek tıkla WhatsApp yazışması başlatılabilir. Son görüşme ve iletişim bilgileri kaydedilerek takip süreci daha düzenli yürütülebilir.

Kullanıcı yetkilendirmesi sayesinde çalışanların erişimleri görevlerine göre düzenlenebilir. SmartConnect özelliğiyle pasif ve potansiyel danışanlar sınıflandırılarak yeniden iletişim süreci takip edilebilir.

Düzenli bir danışan kartı yalnızca bilgileri saklamaz. İşletmenin danışanı tanımasına, hizmet geçmişini görmesine ve sonraki adımı doğru planlamasına yardımcı olur.

Sık Sorulan Sorular

Danışan kartında hangi bilgiler bulunmalıdır?

İletişim, randevu, paket, seans, ödeme, form ve gerekli hizmet geçmişi bilgileri bulunabilir.

Her danışan için ayrı kart açılmalı mı?

Evet. Ancak aynı kişi için birden fazla kart oluşmasını önleyecek kontroller yapılmalıdır.

Danışan kartını tüm çalışanlar görebilir mi?

Erişimler çalışanın görevine göre sınırlandırılmalıdır. Her kullanıcının tüm bilgileri görmesi gerekmeyebilir.