Seans Takip Çizelgesi Nasıl Oluşturulur?
Paketli hizmet sunan işletmelerde her danışanın toplam, kullanılan ve kalan seanslarının düzenli izlenmesi gerekir. Bu bilgiler yalnızca hafızaya, deftere veya mesajlaşma kayıtlarına bırakıldığında hatalar oluşabilir.
Danışan kaç seansı kaldığını sorabilir, çalışan farklı bir sayı söyleyebilir veya iptal edilen bir randevu yanlışlıkla kullanılmış seans olarak kaydedilebilir. Bu tür sorunların önüne geçmek için standart bir seans takip çizelgesi kullanılabilir.
Etkili bir çizelge yalnızca seans tarihlerini göstermez. Randevu durumu, uzman, ödeme ve paket geçerlilik bilgilerini de bir araya getirir.
Seans Takip Çizelgesi Nedir?
Seans takip çizelgesi, bir danışanın paket kapsamında planlanan ve tamamlanan hizmetlerini gösteren kayıt tablosudur.
Fizyoterapi merkezleri, pilates stüdyoları, güzellik merkezleri, diyetisyen klinikleri ve düzenli görüşme sunan benzer işletmeler tarafından kullanılabilir.
Çizelge şu sorulara cevap vermelidir:
- Danışan hangi paketi satın aldı?
- Paket kaç seans içeriyor?
- Kaç seans tamamlandı?
- Kaç seans kaldı?
- Son seans ne zaman yapıldı?
- Yaklaşan randevu hangi tarihte?
- İptal edilen seans var mı?
- Paketin geçerlilik süresi ne zaman sona eriyor?
- Ödeme tamamlandı mı?
Çizelgede Hangi Bilgiler Bulunmalıdır?
Seans çizelgesinin içeriği işletmenin hizmet modeline göre değişebilir. Ancak temel alanlar genellikle benzerdir.
Danışan bilgileri
Ad, soyadı ve gerekli iletişim bilgileri kaydedilebilir. Aynı danışan için birden fazla kayıt oluşmasını önleyecek kontroller yapılmalıdır.
Paket bilgileri
Paket adı, toplam seans sayısı, başlangıç tarihi ve bitiş tarihi belirtilmelidir. Paket birden fazla hizmet içeriyorsa bu hizmetler ayrı gösterilebilir.
Seans bilgileri
Her seans için tarih, saat, hizmet, uzman ve durum bilgisi bulunmalıdır.
Bakiye bilgisi
Tamamlanan ve kalan seans sayısı açıkça görülmelidir. Bakiye, yalnızca gerçekleşen işlemler üzerinden güncellenmelidir.
Ödeme bilgileri
Toplam paket bedeli, tahsil edilen tutar, kalan ödeme ve yaklaşan taksit tarihi takip edilebilir.
Randevu ile Seans Arasındaki Fark
Seans takibinde en sık yapılan hatalardan biri, oluşturulan her randevuyu tamamlanmış seans olarak kabul etmektir.
Randevu, danışan için takvimde ayrılan zamanı ifade eder. Seans ise hizmetin fiilen gerçekleşmesidir.
Randevular şu durumlarla takip edilebilir:
- Planlandı
- Onaylandı
- Tamamlandı
- İptal edildi
- Ertelendi
- Katılım sağlanmadı
Danışan için gelecek haftaya randevu oluşturulması, paketten hemen seans düşülmesini gerektirmez. Seans bakiyesi, işletmenin belirlediği kurala göre randevu tamamlandıktan sonra güncellenmelidir.
Geç iptal veya katılım sağlanmama halinde uygulanacak koşullar danışana önceden açıklanmalıdır.
Excel ile Seans Takip Çizelgesi Nasıl Hazırlanır?
Küçük işletmeler başlangıçta Excel üzerinden seans takibi yapabilir. Her danışan için ayrı dosya açmak yerine ortak ve düzenli bir tablo oluşturulabilir.
Örnek sütunlar şunlardır:
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Danışan | Ad ve soyadı |
| Paket | Satın alınan paket |
| Toplam seans | Paketin toplam hakkı |
| Seans tarihi | Gerçekleşen veya planlanan tarih |
| Uzman | Hizmeti veren kişi |
| Durum | Tamamlandı, iptal veya ertelendi |
| Kullanılan seans | Tamamlanan toplam |
| Kalan seans | Güncel bakiye |
| Paket bitişi | Son kullanım tarihi |
| Ödeme durumu | Ödendi veya bekliyor |
Tabloda tarihlerin ve randevu durumlarının standart biçimde yazılması gerekir. Aynı durum için “iptal”, “gelmedi” ve “yoktu” gibi farklı ifadeler kullanılması raporlamayı zorlaştırır.
Kalan Seans Nasıl Hesaplanır?
Temel hesaplama oldukça basittir:
Kalan seans = Toplam seans − Kullanılmış sayılan seans
Örneğin danışanın sekiz seanslık paketinde beş tamamlanmış seans varsa üç seansı kalır.
Ancak hesaplamadan önce hangi durumların kullanılmış seans sayılacağı belirlenmelidir. Tamamlanan seanslar bakiye üzerinden düşülürken iptal ve katılım sağlamama durumları işletmenin politikasına göre değerlendirilir.
Paket birden fazla hizmet içeriyorsa her hizmetin bakiyesi ayrı takip edilmelidir. Örneğin pakette dört farklı bakım ve dört başka uygulama bulunuyorsa yalnızca toplam sekiz seans göstermek yeterli olmayabilir.
Seans Çizelgesi Ne Zaman Güncellenmelidir?
Çizelge, hizmet tamamlandıktan hemen sonra güncellenmelidir. Kayıt işlemi gün sonuna veya haftanın sonuna bırakıldığında unutulabilir.
Güncelleme süreci şu şekilde ilerleyebilir:
- Danışanın randevu kaydı açılır.
- Hizmetin gerçekleşip gerçekleşmediği kontrol edilir.
- Randevu durumu güncellenir.
- Uygunsa seans paketten düşülür.
- Kalan bakiye kontrol edilir.
- Gerekliyse yeni randevu planlanır.
- Ödeme durumu gözden geçirilir.
İşlemi hangi çalışanın yapacağı klinik içinde belirlenmelidir.
Paket Bitiş Tarihi Nasıl Takip Edilir?
Bir danışanın seansı kalmış olsa bile paketinin geçerlilik süresi sona yaklaşabilir. Bu nedenle yalnızca kalan seans sayısına bakmak yeterli değildir.
Paket takibinde şu tarihler önemlidir:
- Satış tarihi
- Başlangıç tarihi
- Son kullanım tarihi
- Son seans tarihi
- Yaklaşan randevu
- Dondurma başlangıç ve bitişi
- Yenileme görüşmesi tarihi
Paket süresi dolmadan önce danışana bilgi verilebilir. Ancak bilgilendirme satış baskısı oluşturmamalı ve danışanın iletişim tercihleri dikkate alınmalıdır.
İptal ve Ertelemeler Nasıl Kaydedilmelidir?
İptal edilen randevu çizelgeden tamamen silinmemelidir. Randevunun durumu “iptal edildi” olarak güncellenebilir. Böylece geçmişte ne olduğu anlaşılır ve iptal oranları değerlendirilebilir.
Ertelenen bir randevuda eski tarih güncellenmeli, yeni randevu ise takvime eklenmelidir.
Kayıtta şu bilgiler bulunabilir:
- İptal veya erteleme tarihi
- İşlemi yapan kullanıcı
- Gerekliyse kısa neden
- Yeni randevu tarihi
- Seans düşülüp düşülmediği
Gereksiz veya özel nitelikte ayrıntılar not alanına yazılmamalıdır.
Çizelge Ne Zaman Yetersiz Kalır?
Excel veya kâğıt çizelge küçük bir danışan grubunda kullanılabilir. Ancak danışan, çalışan ve şube sayısı arttıkça bazı sorunlar oluşabilir:
- Aynı dosyanın farklı kopyaları ortaya çıkar.
- Güncel kaydın hangisi olduğu karışır.
- Formüller yanlışlıkla silinebilir.
- Randevu ve ödeme bilgileri ayrı kalır.
- Kullanıcı yetkilendirmesi zorlaşır.
- Geçmiş işlemler kolayca değiştirilebilir.
- Paket bitişleri gözden kaçabilir.
- Şube raporları manuel hazırlanır.
Bu noktada seans takip programı kullanmak daha düzenli bir yapı sağlayabilir.
SmartAsist ile Seans Takibi
SmartAsist üzerinden danışanların paketleri, toplam seansları, tamamlanan işlemleri ve kalan hakları takip edilebilir. Randevu ve paket bilgilerinin aynı sistemde bulunması, bakiye kontrolünü kolaylaştırır.
Tekrarlayan randevu özelliğiyle düzenli seanslar önceden planlanabilir. İptal ve erteleme durumları takvimde güncellenebilir. Danışanla tek tıkla WhatsApp yazışması başlatılarak yaklaşan randevu veya paket durumu hakkında iletişim kurulabilir.
Tahsilat ve taksit bilgileri de paket kaydıyla birlikte izlenebilir. Çok şubeli işletmelerde seansların hangi şubede kullanıldığı ve uzmanların çalışma yoğunluğu merkezi olarak raporlanabilir.
Doğru bir seans takip çizelgesi, yalnızca kaç seans kaldığını hesaplamaz. Randevu, paket, ödeme ve danışan devamlılığının birlikte yönetilmesini sağlar.
Sık Sorulan Sorular
Seans takip çizelgesinde hangi alanlar bulunmalıdır?
Danışan, paket, toplam seans, tarih, uzman, randevu durumu, kullanılan seans, kalan seans ve ödeme bilgileri bulunabilir.
İptal edilen randevu seans sayılır mı?
Bu durum işletmenin önceden belirlediği iptal politikasına bağlıdır. Kural danışana paket satışı sırasında açıklanmalıdır.
Seans takibi Excel ile yapılabilir mi?
Küçük işletmelerde yapılabilir. Ancak kayıt ve kullanıcı sayısı arttıkça merkezi bir takip programı daha düzenli olabilir.