Diyetisyenlerde İlk Görüşme ve Kontrol Randevusu Takibi Nasıl Yapılır?

Diyetisyenlik hizmetlerinde ilk görüşme ile kontrol randevusu aynı amaçla yapılmaz. İlk görüşmede danışanın ihtiyaçları, hizmet süreci ve gerekli bilgiler değerlendirilir. Kontrol randevularında ise devam eden süreç gözden geçirilir ve sonraki adımlar planlanır.

Bu iki randevu türünün tek bir açıklamayla takvime eklenmesi karışıklığa neden olabilir. Görüşme süresi yanlış planlanabilir. Gerekli formlar unutulabilir veya kontrol randevusu zamanında oluşturulmayabilir.

Diyetisyen randevu takibi, ilk görüşmeden sonraki kontrollere kadar bütün sürecin düzenli yönetilmesini sağlar.

İlk görüşme nasıl planlanmalıdır?

İlk görüşmeler genellikle kontrol randevularından daha uzun sürebilir. Bu nedenle takvimde randevunun türü ve süresi açıkça belirtilmelidir.

İlk görüşme kaydında şu bilgiler bulunabilir:

• Randevu tarihi ve saati
• Görüşmenin süresi
• Görüşmeyi yapacak diyetisyen
• Görüşmenin yüz yüze veya çevrim içi olması
• Danışan iletişim bilgileri
• Gerekli form durumu
• Randevunun güncel durumu
• Bir sonraki işlem

Danışana randevu öncesinde hazırlanması gereken belgeler veya bilgiler varsa bunlar açık biçimde iletilmelidir. Mesajlarda gereksiz sağlık bilgilerine yer verilmemelidir.

İlk görüşme ve kontrol randevusu ayrılmalıdır

İlk görüşme, yeni danışanla yapılan başlangıç görüşmesidir. Kontrol randevusu ise daha önce hizmet alan danışanın devam eden sürecine aittir.

Takvimde bu ayrım yapılmadığında çalışanlar randevu için yanlış süre ayırabilir. Yeni danışana kısa bir kontrol süresi verilmesi görüşmenin yetişmemesine neden olabilir. Kontrol randevusuna gereğinden fazla süre ayrılması ise takvimde kullanılmayan boşluklar oluşturabilir.

Randevu türleri şu şekilde sınıflandırılabilir:

• İlk görüşme
• Kontrol randevusu
• Paket görüşmesi
• Çevrim içi görüşme
• Yüz yüze görüşme
• Yeniden değerlendirme görüşmesi

Kullanılan sınıflandırma, ofisteki bütün çalışanlar tarafından aynı anlamda kullanılmalıdır.

Anamnez formu ne zaman alınmalıdır?

Anamnez formu, danışanın hizmet süreci için gerekli olan geçmiş ve mevcut bilgilerini toplamak amacıyla kullanılır. Formun içeriği hizmetin kapsamına göre hazırlanmalıdır.

Form, ilk görüşmeden önce veya görüşme sırasında doldurulabilir. Önceden doldurulması görüşme süresinin daha verimli kullanılmasına yardımcı olabilir. Ancak formdaki bilgilerin diyetisyen tarafından değerlendirilmesi gerekir.

Anamnez formunda yalnızca hizmet için gerekli bilgiler istenmelidir. Toplanan verilerin neden kullanıldığı ve nasıl saklandığı danışana açıklanmalıdır.

Form tamamlandığında danışan kaydıyla ilişkilendirilmesi, sonraki görüşmelerde belgeye ulaşmayı kolaylaştırır. Güncellenen bilgilerin hangi tarihte değiştirildiği de izlenebilir olmalıdır.

Onam formları nasıl takip edilmelidir?

Onam formunun gerekli olduğu hizmetlerde belge, işlem başlamadan önce uygun şekilde alınmalıdır. Hangi formun hangi hizmet için kullanılacağı işletme tarafından belirlenmelidir.

Form takibinde şu bilgiler kontrol edilebilir:

• Formun danışana iletilip iletilmediği
• Formun tamamlanma durumu
• Onay tarihi
• Kullanılan formun sürümü
• Belgenin hangi hizmetle ilişkili olduğu
• Güncelleme gerekip gerekmediği

Onam formu yalnızca imzalanmış bir belge olarak görülmemelidir. Danışanın süreç hakkında anlaşılır biçimde bilgilendirilmesi gerekir.

Elektronik ortamda saklanan formlar, yetkisiz erişime karşı korunmalıdır. Saklama süresi ve imha yöntemi belirlenirken güncel mevzuat ve profesyonel hukuk görüşü dikkate alınmalıdır.

Kontrol randevuları ne zaman oluşturulmalıdır?

Kontrol sıklığı her danışan için aynı olmayabilir. Bu nedenle bütün danışanlara standart aralıklarla randevu verilmesi yerine diyetisyenin değerlendirmesi esas alınmalıdır.

Mümkünse sonraki kontrol randevusu mevcut görüşme tamamlanırken planlanabilir. Danışan tarih belirleyemiyorsa geri dönüş yapılacak zaman not edilebilir.

Takip kaydında “daha sonra aranacak” yazılması yeterli değildir. İletişim tarihi ve sorumlu kişi de belirlenmelidir. Böylece kontrol randevusu yoğunluk içinde unutulmaz.

Düzenli aralıklarla gelen danışanlar için tekrarlayan randevular oluşturulabilir. Ancak tatiller, izinler ve danışanın programındaki değişiklikler önceden kontrol edilmelidir.

Randevu hatırlatmaları nasıl yapılmalıdır?

Kontrol randevuları bazen haftalar öncesinden oluşturulur. Bu süre içinde danışan randevusunu unutabilir veya programı değişebilir.

WhatsApp veya SMS üzerinden gönderilecek hatırlatma mesajında şu bilgiler bulunabilir:

• İşletmenin veya diyetisyenin adı
• Randevu tarihi
• Randevu saati
• Görüşme şekli
• Değişiklik için iletişim yöntemi

Mesaj kısa ve açık olmalıdır. Danışanın sağlık durumu, ölçüm bilgileri veya görüşme içeriği mesajda paylaşılmamalıdır.

Hatırlatma zamanı çalışma düzenine göre belirlenebilir. Danışanın iptal veya değişiklik talebi iletmesi hâlinde takvim aynı anda güncellenmelidir.

Paket ve seans takibi nasıl yapılmalıdır?

Diyetisyenlik hizmeti belirli sayıda görüşme içeren paketler hâlinde sunulabilir. Bu durumda danışanın toplam, kullanılan ve kalan görüşme sayısı ayrı ayrı takip edilmelidir.

Her tamamlanan görüşme ilgili paketten düşülmelidir. İptal edilen veya ertelenen randevular, işletmenin önceden açıkladığı koşullara göre değerlendirilmelidir.

Paket kaydında şu bilgiler yer alabilir:

• Paket başlangıç tarihi
• Toplam görüşme sayısı
• Tamamlanan görüşmeler
• Kalan görüşmeler
• Varsa kullanım süresi
• Ödeme durumu
• Bir sonraki kontrol tarihi

Kalan seans ile paketin kullanım süresi birbirinden farklıdır. Danışanın görüşme hakkı kalmasına rağmen paket süresi sona ermiş olabilir. Bu iki bilginin ayrı gösterilmesi gerekir.

Danışan kontrol randevusuna gelmezse ne yapılmalıdır?

Randevuya gelmeme durumu “iptal edildi” kaydıyla karıştırılmamalıdır. Önceden haber veren danışan ile hiçbir bilgi vermeden gelmeyen danışan ayrı değerlendirilmelidir.

Danışanla kısa ve yargılayıcı olmayan bir mesajla iletişim kurulabilir. Yeni tarih isteyip istemediği sorulabilir. Yanıt alınamazsa peş peşe mesaj gönderilmemelidir.

Tekrarlayan gelmeme durumlarında randevu saati veya görüşme aralığı danışanla birlikte yeniden değerlendirilebilir. Randevu kayıtları, devamlılığın hangi aşamada bozulduğunu anlamaya yardımcı olur.

Danışan bilgilerinin güvenliği

Anamnez, onam ve görüşme kayıtları kişisel veri içerebilir. Bazı bilgiler özel nitelikli kişisel veri kapsamında değerlendirilebilir. Bu nedenle erişim görev bazında sınırlandırılmalıdır.

Her çalışan bütün danışan kayıtlarını görmek zorunda değildir. Ortak kullanıcı hesapları kullanılmamalıdır. İşletmeden ayrılan çalışanların erişimleri gecikmeden kapatılmalıdır.

Dışarı aktarılan belgeler kişisel e-posta veya kontrolsüz cihazlarda saklanmamalıdır. İşletmenin veri saklama, yedekleme ve silme süreçleri yazılı olarak belirlenmelidir.

SmartAsist ile diyetisyen randevu takibi

SmartAsist; danışan, randevu, paket ve uzman bilgilerinin aynı sistem üzerinden yönetilmesini destekler. İlk görüşme ve kontrol randevuları takvim üzerinde planlanabilir.

Anamnez, onam ve danışan bilgi formları sistemde saklanabilir. Otomatik tekrarlayan randevu özelliği, düzenli kontrol görüşmelerinin planlanmasını kolaylaştırır. Kalan seans takibi sayesinde paket kullanım durumu izlenebilir.

WhatsApp ve SMS üzerinden randevu hatırlatmaları gönderilebilir. Danışanla tek tıkla WhatsApp yazışmasına başlanabilir. Böylece değişiklik ve yeniden planlama süreçleri daha düzenli yürütülebilir.

SmartAsist’in diyetisyen ofisinizdeki ilk görüşme ve kontrol randevusu sürecini nasıl destekleyebileceğini görmek için demo talep edebilirsiniz.