Diyetisyenlerde Dijital Danışan Dosyası Nasıl Düzenlenir?

Diyetisyenler bir danışanın ilk başvurusundan kontrol görüşmelerine kadar farklı kayıtlarla çalışır. İletişim bilgileri, randevu geçmişi, anamnez formu, onam belgesi ve paket bilgileri bu kayıtlar arasında yer alabilir.

Bilgiler farklı dosyalarda tutulduğunda danışanın güncel durumunu görmek zorlaşır. Bir belge bilgisayarda, randevular defterde, paket bilgileri ise Excel dosyasında kalabilir. Bu da görüşme öncesinde farklı kaynakların tek tek kontrol edilmesine neden olur.

Dijital danışan dosyası, danışanla ilgili gerekli operasyonel kayıtların düzenli ve erişilebilir biçimde yönetilmesini sağlar.

Dijital danışan dosyası nedir?

Dijital danışan dosyası, danışanla ilgili kayıtların elektronik ortamda belirli bir düzen içinde saklanmasıdır. Dosya yalnızca iletişim bilgilerinden oluşmaz. Randevular, formlar ve devam eden hizmet süreciyle ilgili kayıtlar da dosyayla ilişkilendirilebilir.

Düzenli bir danışan dosyasında şu bölümler bulunabilir:

• Temel danışan bilgileri
• İletişim tercihleri
• İlk kayıt tarihi
• Randevu geçmişi
• Anamnez formu
• Onam ve bilgilendirme belgeleri
• Danışan bilgi formu
• Paket ve kalan görüşme bilgileri
• Ödeme durumu
• Bir sonraki randevu
• Güncellenmesi gereken belgeler

Her diyetisyenin hizmet kapsamı farklı olduğu için dosyada tutulacak bilgiler de ihtiyaca göre belirlenmelidir.

Yalnızca gerekli bilgileri kaydedin

Dijital ortamın geniş saklama kapasitesi, ihtiyaç duyulmayan bütün bilgilerin toplanmasını gerektirmez. Danışandan yalnızca sunulan hizmet için gerekli bilgiler istenmelidir.

Bir bilginin neden kaydedildiği ve nasıl kullanılacağı açık olmalıdır. Kullanılmayacak alanların forma eklenmesi hem danışanın işini zorlaştırır hem de korunması gereken veri miktarını artırır.

Form hazırlarken şu sorular sorulabilir:

• Bu bilgi hizmet için gerekli mi?
• Bilgiyi kim kullanacak?
• Ne kadar süre saklanacak?
• Güncel tutulması gerekiyor mu?
• Danışan bu bilginin neden istendiğini anlayabilir mi?

Bu yaklaşım, dosyanın gereksiz ayrıntılarla dolmasını önler.

Her danışan için tek kayıt kullanın

Aynı danışan için birden fazla kayıt açılması sık karşılaşılan sorunlardan biridir. Telefon numarasının farklı yazılması veya danışanın başka bir çalışan tarafından yeniden eklenmesi çift kayda yol açabilir.

Çift kayıt oluştuğunda randevu geçmişi parçalanabilir. Paket bir kayıtta, form başka bir kayıtta görünebilir. Kalan seans sayısı da yanlış anlaşılabilir.

Yeni kayıt açmadan önce danışanın adı, telefon numarası veya kullanılan diğer uygun tanımlayıcılarla arama yapılmalıdır. Aynı kişiye ait kayıtlar tespit edildiğinde birleştirme yöntemi için program sağlayıcısından destek alınmalıdır.

Eski kayıtlar doğrudan silinmemelidir. Önce hangi bilginin güncel ve doğru olduğu kontrol edilmelidir.

Randevu geçmişini düzenli tutun

Danışan dosyasında ilk görüşme ve kontrol randevuları ayrı biçimde görülebilmelidir. Her randevunun güncel durumu kaydedilmelidir.

Kullanılabilecek randevu durumları şunlardır:

• Planlandı
• Onaylandı
• Tamamlandı
• İptal edildi
• Yeniden planlandı
• Randevuya gelmedi

İptal edilen randevunun tamamlanmış gibi görünmesi, paket ve seans kayıtlarını etkileyebilir. Bu nedenle görüşme bittikten sonra randevu durumu gecikmeden güncellenmelidir.

Yeni tarih oluşturulduğunda eski randevuyu silmek yerine “yeniden planlandı” olarak işaretlemek geçmişin daha anlaşılır kalmasına yardımcı olur.

Formları danışan kaydıyla ilişkilendirin

Anamnez, onam ve danışan bilgi formları ayrı klasörlerde tutulduğunda doğru belgeyi bulmak zaman alabilir. Formların ilgili danışan kaydıyla ilişkilendirilmesi bu süreci kolaylaştırır.

Form takibinde şu bilgiler görülebilir olmalıdır:

• Formun türü
• Oluşturulma veya onay tarihi
• Tamamlanma durumu
• Kullanılan form sürümü
• Güncelleme ihtiyacı
• Belgeye erişebilen kullanıcılar

Eski bir form güncellendiğinde önceki kaydın nasıl korunacağı belirlenmelidir. Yeni belge eklemekle mevcut belgenin üzerine yazmak aynı sonucu doğurmaz.

Form içeriği ve saklama süresi hazırlanırken güncel mevzuat ile profesyonel hukuk görüşü dikkate alınmalıdır.

Paket ve kalan görüşmeleri kaydedin

Danışana belirli sayıda kontrol görüşmesi içeren paket tanımlanıyorsa bu bilgi dosyada görünmelidir. Toplam, kullanılan ve kalan görüşmeler birbirinden ayrı takip edilmelidir.

Paket kaydında şu bilgiler bulunabilir:

• Paket adı veya türü
• Başlangıç tarihi
• Toplam görüşme sayısı
• Kullanılan görüşmeler
• Kalan görüşmeler
• Varsa paket bitiş tarihi
• Tahsil edilen ödeme
• Kalan ödeme

Her tamamlanan kontrol görüşmesi doğru paketten düşülmelidir. İptal ve gelmeme durumlarında işletmenin önceden açıkladığı kurallar uygulanmalıdır.

Paket süresi ile kalan görüşme sayısı ayrı değerlendirilmelidir. Görüşme hakkı kalan bir danışanın paket kullanım süresi sona ermiş olabilir.

Dosyaları güncel tutun

Dijital danışan dosyası bir kez oluşturulup bırakılmamalıdır. İletişim bilgileri, randevu durumu veya form bilgileri zamanla değişebilir.

Her kontrol görüşmesinden sonra gerekli alanlar gözden geçirilebilir. Danışanın telefon numarası değişmişse eski bilgi güncellenmelidir. Yeni onam formu gerekiyorsa dosyada eksik durum olarak görülebilmelidir.

Güncelleme sorumluluğu belirli olmalıdır. Her çalışanın farklı yöntem kullanması kayıt düzenini bozar. İşletme içinde ortak bir dosya güncelleme sırası oluşturulabilir.

Kullanıcı yetkilerini sınırlandırın

Danışan dosyası kişisel ve hassas bilgiler içerebilir. Bu nedenle bütün kullanıcıların dosyanın tamamına erişmesi gerekmeyebilir.

Yetkiler çalışanların görevlerine göre düzenlenebilir. Randevu oluşturan çalışan takvime erişebilir. Diyetisyen gerekli danışan kayıtlarını görüntüleyebilir. Yönetici ise operasyonel raporları inceleyebilir.

Her kullanıcı için ayrı hesap oluşturulması gerekir. Ortak hesap kullanıldığında hangi işlemin kim tarafından yapıldığı anlaşılamaz.

Çalışan görev değiştirdiğinde veya işletmeden ayrıldığında erişimi güncellenmelidir. Geçmiş işlem kayıtlarının korunması ile kullanıcının yeni işlem yapma yetkisinin kapatılması birbirinden ayrılmalıdır.

Veri güvenliği nasıl sağlanır?

Dijital kayıtların güvenliği yalnızca parola belirlemekten oluşmaz. Erişim, yedekleme ve saklama süreçleri birlikte değerlendirilmelidir.

Şu önlemler uygulanabilir:

• Güçlü ve kişiye özel parolalar kullanmak
• Kullanıcı yetkilerini sınırlandırmak
• Ortak cihazlarda oturumu açık bırakmamak
• Dosyaları kişisel e-posta hesaplarına göndermemek
• Kontrolsüz taşınabilir bellek kullanmamak
• Düzenli yedekleme yapmak
• Kullanılmayan hesapları kapatmak
• Veri saklama ve silme kuralları oluşturmak

Yazılım sağlayıcısının bilgi güvenliği yaklaşımı, yedekleme yöntemi ve lisans sona erdiğinde uygulanacak veri süreci sözleşme öncesinde öğrenilmelidir.

SmartAsist ile dijital danışan dosyası

SmartAsist; danışan, randevu, paket ve uzman bilgilerinin aynı sistem üzerinden yönetilmesini destekler. Anamnez, onam ve danışan bilgi formları ilgili danışan kaydıyla birlikte saklanabilir.

Randevu geçmişi ve kontrol görüşmeleri merkezi olarak takip edilebilir. Otomatik tekrarlayan randevu özelliği, düzenli görüşmelerin planlanmasını kolaylaştırır. Kalan seans takibi sayesinde paket kullanım durumu görülebilir.

Kullanıcı yetkilendirmesi, çalışanların erişimlerinin görevlerine göre düzenlenmesine yardımcı olur. SmartAsist’in ISO 27001 sertifikasına sahip olması da bilgi güvenliği yönetim süreçlerini belirli standartlar doğrultusunda yürüttüğünü gösterir.

SmartAsist’in dijital danışan dosyası düzenini ofisinizde nasıl destekleyebileceğini görmek için demo talep edebilirsiniz.