Fizyoterapi Merkezlerinde Seans ve Randevu Takibi Nasıl Yapılır?

Fizyoterapi merkezlerinde bir danışanın süreci çoğunlukla birden fazla seans içerir. Seansların belirli aralıklarla planlanması, uygun fizyoterapiste atanması ve tamamlanan görüşmelerin doğru kaydedilmesi gerekir.

Takvim, paket bilgileri ve danışan kayıtları farklı yerlerde tutulduğunda karışıklık yaşanabilir. Tamamlanan seans sisteme işlenmeyebilir. İptal edilen randevu paketten düşülebilir veya aynı fizyoterapiste çakışan randevular verilebilir.

Fizyoterapi seans takip programı, randevu ve kalan seans bilgilerinin merkezi olarak yönetilmesine yardımcı olur.

Randevu ve seans arasındaki fark nedir?

Randevu, danışan için belirlenen tarih ve saati ifade eder. Seans ise gerçekleştirilen hizmet kaydıdır. Her oluşturulan randevu tamamlanmış seans anlamına gelmez.

Randevu aşağıdaki durumlardan biriyle sonuçlanabilir:

• Planlandı
• Onaylandı
• Tamamlandı
• İptal edildi
• Ertelendi
• Yeniden planlandı
• Danışan gelmedi

Yalnızca tamamlanan randevuların seans kullanımına nasıl yansıtılacağı belirlenmelidir. İptal ve gelmeme durumlarında uygulanacak kurallar danışana önceden açıklanmalıdır.

Bu ayrım yapılmadığında takvimdeki randevu sayısı ile kullanılan seans sayısı birbirine karışabilir.

Her seansı doğru danışana bağlayın

Tamamlanan seans, ilgili danışan ve paketle ilişkilendirilmelidir. Yalnızca takvim üzerinde “tamamlandı” işareti kullanmak paket takibi için yeterli olmayabilir.

Seans kaydında şu bilgiler bulunabilir:

• Danışan
• Tarih ve saat
• İlgili fizyoterapist
• Randevu durumu
• Bağlı olduğu paket
• Kullanılan seans
• Kalan seans
• Gerekli operasyonel açıklama

Aynı veya benzer isimdeki danışanlar için yanlış kayıt seçilmemelidir. İşlem tamamlanmadan önce danışan bilgisi kontrol edilmelidir.

Seansın başka bir fizyoterapist tarafından gerçekleştirilmesi hâlinde uzman ataması da güncellenmelidir. Böylece çalışma yoğunluğu raporları daha doğru sonuç verir.

Tekrarlayan randevuları planlayın

Fizyoterapi süreçlerinde haftanın belirli günlerinde düzenli seanslar planlanabilir. Her randevuyu ayrı ayrı oluşturmak zaman kaybına ve tarih hatalarına neden olabilir.

Tekrarlayan randevular sayesinde belirli bir dönem için seans programı oluşturulabilir. Örneğin danışanın pazartesi ve perşembe günlerindeki randevuları toplu olarak planlanabilir.

Program oluşturulurken şu bilgiler kontrol edilmelidir:

• Fizyoterapistin çalışma saatleri
• İzin ve tatil günleri
• Danışanın uygunluğu
• Paket bitiş tarihi
• Oda veya alan kullanımı
• Seanslar arasındaki hazırlık süresi
• Şube bilgisi

İleri tarihli randevular oluşturulduktan sonra takvim gözden geçirilmelidir. İzin dönemleri veya çalışma saati değişiklikleri randevuların yeniden planlanmasını gerektirebilir.

Fizyoterapist ataması nasıl yapılmalıdır?

Her randevu uygun fizyoterapistle ilişkilendirilmelidir. Uzmanın yalnızca boş olması yeterli değildir. Hizmeti sunmaya uygunluğu ve o günkü çalışma yoğunluğu da değerlendirilmelidir.

Danışan belirli bir fizyoterapistle devam ediyorsa bu tercih kayıtta görülebilir. İzin veya personel değişikliği durumunda yeni atama yapılmadan önce danışana bilgi verilmelidir.

Uzman ataması yapılırken şu noktalar kontrol edilebilir:

• Çalışma günü ve saati
• Mevcut randevu yoğunluğu
• Hizmetin gerektirdiği süre
• Şube veya oda bilgisi
• Danışanın mevcut randevu geçmişi

Program değişikliği sonrasında eski atama takvimde bırakılmamalıdır. Aksi hâlde iki fizyoterapistin aynı danışanı beklemesi veya randevunun sahipsiz kalması mümkündür.

Paket ve kalan seans takibi

Paketli hizmetlerde danışanın toplam, kullanılan ve kalan seans sayısı açıkça görülmelidir. Bu bilgiler çalışanların hafızasına veya ayrı bir deftere bırakılmamalıdır.

Paket kaydında şu alanlar bulunabilir:

• Paket başlangıç tarihi
• Toplam seans sayısı
• Kullanılan seanslar
• Kalan seanslar
• Varsa paket bitiş tarihi
• Tahsil edilen tutar
• Kalan ödeme
• Paketin güncel durumu

Seans tamamlandığında ilgili paketten düşülmelidir. Bir kayıt unutulduğunda sistemde gerçekte olduğundan fazla seans görünür. Aynı işlem iki kez yapıldığında danışanın hakkı eksik hesaplanabilir.

Paket süresi ile kalan seans sayısı ayrı tutulmalıdır. Danışanın seans hakkı kalmasına rağmen kullanım süresi sona ermiş olabilir.

İptal ve ertelemeler nasıl kaydedilmelidir?

Danışan randevusunu iptal ettiğinde takvim aynı anda güncellenmelidir. Değişikliğin yalnızca WhatsApp konuşmasında kalması ekip içinde bilgi kaybına yol açabilir.

İptal, erteleme ve habersiz gelmeme ayrı durumlar olarak kaydedilmelidir. Danışan yeni tarih belirlediyse eski randevu “yeniden planlandı” şeklinde işaretlenebilir.

Seansın paketten düşülüp düşülmeyeceği, merkezin önceden açıkladığı iptal koşullarına göre belirlenmelidir. Çalışanların aynı durumda farklı işlemler uygulaması önlenmelidir.

İptal edilen saat başka bir danışana sunulacaksa önce takvimin güncel olduğundan emin olunmalıdır.

Hatırlatma mesajlarından yararlanın

Randevu öncesinde gönderilen WhatsApp veya SMS hatırlatmaları unutulan seansları azaltmaya yardımcı olabilir.

Mesajda şu bilgiler bulunabilir:

• Merkezin adı
• Randevu tarihi
• Randevu saati
• Şube bilgisi
• Değişiklik için iletişim yöntemi

Mesajlarda danışanın sağlık bilgileri veya hizmetin özel içeriği paylaşılmamalıdır. İletişim tercihleri ve gerekli izinler dikkate alınmalıdır.

Danışan değişiklik talep ettiğinde randevu kaydı hemen güncellenmelidir. Böylece eski saate göre ikinci bir hatırlatma gönderilmesi önlenir.

Fizyoterapist yoğunluğu nasıl takip edilir?

Merkezde birden fazla fizyoterapist bulunuyorsa randevuların ekip içinde dengeli dağıtılması gerekir. Bir uzmanın takvimi doluyken diğerinin programında uzun boşluklar oluşabilir.

Yoğunluk değerlendirilirken şu göstergeler kullanılabilir:

• Planlanan randevular
• Tamamlanan seanslar
• Toplam çalışma süresi
• Boş kalan saatler
• İptal edilen randevular
• Uzman tarafından ertelenen seanslar
• Danışan devamlılığı

Yalnızca seans sayısıyla performans değerlendirmesi yapılmamalıdır. Seans süreleri, çalışma günleri ve hizmetlerin farklılığı da dikkate alınmalıdır.

Birden fazla şubede seans takibi

Çok şubeli fizyoterapi merkezlerinde her randevunun şube bilgisi bulunmalıdır. Danışanın paketinin başka bir şubede kullanılıp kullanılamayacağı önceden belirlenmelidir.

Birden fazla şubede çalışan fizyoterapistlerin programları merkezi olarak kontrol edilmelidir. Aynı uzmana farklı şubelerde çakışan randevular verilmemelidir.

Merkez yönetimi şube bazında randevu, seans ve uzman yoğunluğunu inceleyebilir. Şubelerin farklı kayıt yöntemleri kullanması raporların karşılaştırılmasını zorlaştırır. Bu nedenle ortak durum ve işlem tanımları kullanılmalıdır.

SmartAsist ile fizyoterapi seans takibi

SmartAsist; danışan, randevu, paket ve uzman bilgilerinin tek sistem üzerinden yönetilmesini destekler. Randevular ilgili fizyoterapiste atanabilir ve tamamlanan seanslar paketlerle birlikte takip edilebilir.

Otomatik tekrarlayan randevu özelliği, düzenli seans programlarının oluşturulmasını kolaylaştırır. Kalan seans takibi sayesinde danışanın paket durumu görülebilir.

WhatsApp ve SMS üzerinden randevu hatırlatmaları gönderilebilir. Uzman yoğunluğu ve performans raporları, çalışma programının değerlendirilmesine yardımcı olur.

Anamnez, onam ve danışan bilgi formları ilgili danışan kaydıyla birlikte saklanabilir. Çok şubeli merkezler de şube bazlı süreçlerini merkezi olarak yönetebilir.

SmartAsist’in fizyoterapi merkezinizdeki randevu ve seans takibini nasıl destekleyebileceğini görmek için demo talep edebilirsiniz.