Mükerrer Danışan Kayıtları Nasıl Önlenir?

Danışan bilgilerinin farklı çalışanlar veya şubeler tarafından kaydedilmesi, aynı kişi için birden fazla kayıt oluşturulmasına neden olabilir. İsimdeki küçük bir yazım farkı, farklı telefon numarası veya kayıt öncesinde arama yapılmaması mükerrer danışan kayıtlarının en yaygın nedenleridir.

Aynı danışanın birden fazla kartta bulunması yalnızca liste kalabalığı oluşturmaz. Randevu geçmişi, paketler, kalan seanslar, ödemeler ve formlar farklı kayıtlara dağılabilir. Bu durum çalışanların eksik veya yanlış bilgiyle işlem yapmasına yol açabilir.

Mükerrer Danışan Kaydı Nedir?

Mükerrer kayıt, aynı kişiye ait birden fazla danışan kartının bulunmasıdır.

Örneğin aynı kişi sistemde şu şekilde kayıtlı olabilir:

• Ayşe Yılmaz
• Ayşe Hanım
• A. Yılmaz
• Ayşe Yilmaz
• Ayşe Yılmaz – Merkez Şube

Bu kayıtların tamamı aynı danışana ait olsa da sistemde farklı kişiler gibi görünebilir. Telefon numarasının başında ülke kodu bulunması veya numaranın farklı biçimlerde yazılması da tekrar kayıt oluşmasına neden olabilir.

Mükerrer Kayıtlar Neden Oluşur?

Tekrar eden kayıtların birçok nedeni olabilir:

• Yeni kayıt açmadan önce arama yapılmaması
• Ad ve soyadın farklı biçimlerde yazılması
• Telefon numarasının değişmesi
• Numaranın eksik veya hatalı girilmesi
• Danışanın farklı şubelerden hizmet alması
• Eski verilerin başka sistemden aktarılması
• Excel listelerinin birden fazla kez yüklenmesi
• Çalışanların farklı kayıt kuralları kullanması
• Danışanın yakınına ait numarayla kayıt açılması
• Eksik kaydı tamamlamak yerine yeni kart oluşturulması

Sorunu yalnızca çalışan hatası olarak değerlendirmek doğru değildir. İşletmenin ortak bir kayıt düzeni bulunmuyorsa mükerrer kayıt oluşması kolaylaşır.

Mükerrer Kayıtlar Hangi Sorunlara Yol Açar?

Aynı kişiye ait bilgilerin farklı kartlara dağılması işletmenin birçok sürecini etkileyebilir.

Randevu geçmişi bölünür

Danışanın eski randevuları bir kartta, yeni randevuları başka bir kartta kalabilir. Uzman veya çalışan geçmiş süreci eksik görebilir.

Paket ve seans bilgileri karışır

Danışanın satın aldığı paket bir kayıtta, son randevusu başka kayıtta bulunabilir. Kalan seans sayısı yanlış hesaplanabilir.

Tahsilat kayıtları eksik görünür

Ödemeler farklı danışan kartlarına işlendiğinde toplam alınan ödeme ve kalan bakiye doğru görüntülenmeyebilir.

Formlar dağılır

Anamnez, onam veya danışan bilgi formları eski kayıtta kalabilir. Yeni kayıt üzerinden işlem yapan çalışan gerekli forma ulaşamayabilir.

Raporlar yanlış sonuç verebilir

Tek kişi iki farklı danışan gibi sayılabilir. Yeni danışan sayısı, aktif danışan sayısı ve diğer raporlar gerçeği yansıtmayabilir.

Gereksiz iletişim oluşur

Aynı kişiye birden fazla randevu hatırlatması veya tanıtım mesajı gönderilebilir. Bu durum danışan deneyimini olumsuz etkileyebilir.

Yeni Kayıt Açmadan Önce Arama Yapılmalı

Mükerrer kayıtları önlemenin en basit yolu, yeni danışan kartı oluşturmadan önce mevcut kayıtları kontrol etmektir.

Arama yalnızca ad ve soyadla yapılmamalıdır. Benzer isimlere sahip farklı kişiler bulunabilir. Şu bilgiler birlikte kontrol edilebilir:

• Telefon numarası
• Ad ve soyadı
• E-posta adresi
• Son randevu tarihi
• Şube bilgisi
• İlgili uzman
• Doğum tarihi gibi daha önce hukuka uygun şekilde alınmış ayırt edici bilgiler

Danışan sistemde bulunuyorsa yeni kart açmak yerine mevcut kayıt güncellenmelidir.

Telefon Numaraları Ortak Biçimde Kaydedilmeli

Telefon numaralarının farklı biçimlerde yazılması arama sonuçlarını etkileyebilir.

Örneğin aynı numara şu şekillerde kaydedilebilir:

• 05XX XXX XX XX
• 5XX XXX XX XX
• +90 5XX XXX XX XX

İşletme tek bir telefon yazım biçimi belirlemelidir. Çalışanlar kayıt açarken bu biçimi kullanmalıdır.

Ancak telefon numarası tek başına kesin kimlik doğrulama aracı olarak görülmemelidir. Numara değişebilir veya aynı numara aile üyeleri tarafından kullanılabilir. Bu nedenle gerektiğinde başka bilgilerle karşılaştırma yapılmalıdır.

Ad ve Soyad Yazım Standardı Oluşturulmalı

“Ahmet Bey”, “Ahmet danışan” veya yalnızca “Ahmet” gibi kayıtlar daha sonra doğru kişiyi bulmayı zorlaştırır.

Danışan adı mümkünse resmî ve tam biçimde kaydedilmelidir. Unvan, şube veya hizmet bilgisi ad alanına eklenmemelidir. Bu bilgiler kendilerine ayrılan alanlarda tutulmalıdır.

Türkçe karakterler ve soyadı değişiklikleri de dikkate alınmalıdır. Eski soyadı biliniyorsa açıklama bölümünde belirtilebilir. Ancak yeni bir danışan kartı açılmamalıdır.

Şubeler Ortak Danışan Kaydı Kullanmalı

Çok şubeli işletmelerde aynı danışan farklı şubelerden hizmet alabilir. Her şubenin ayrı kayıt açması danışan geçmişinin bölünmesine neden olur.

Danışanın tek bir merkezi kaydı bulunmalıdır. Randevular, paket kullanımları ve ödemeler ilgili şube bilgisiyle bu kayıt altında takip edilebilir.

Böylece çalışanlar danışanın farklı şubelerdeki işlemlerini yetkileri kapsamında daha düzenli görebilir.

Veri Aktarımı Öncesinde Temizlik Yapılmalı

Eski programdan veya Excel dosyasından veri aktarılırken tekrar eden kayıtlar yeni sisteme taşınabilir.

Aktarım öncesinde şu kontroller yapılmalıdır:

• Aynı telefon numarasına sahip kayıtlar
• Benzer ad ve soyadlar
• Boş veya geçersiz telefon numaraları
• Aynı kişinin farklı şube listelerindeki kayıtları
• Birden fazla kez eklenen dosyalar
• Güncel olmayan iletişim bilgileri

Küçük bir veri grubuyla deneme aktarımı yapılması sorunların önceden görülmesini sağlar.

Mükerrer Kayıtlar Nasıl Birleştirilmeli?

Tekrar eden kayıtlar fark edildiğinde kartlardan biri hemen silinmemelidir. Önce her iki kayıttaki bilgiler karşılaştırılmalıdır.

Şunlar kontrol edilmelidir:

• Randevu geçmişi
• Paket ve kalan seanslar
• Tahsilatlar
• Formlar
• İletişim notları
• Şube ve uzman bilgileri
• Gelecek tarihli randevular

Güncel ve eksiksiz bilgiler tek danışan kartında toplanmalıdır. Diğer kaydın silinmesi veya pasife alınması, kayıt geçmişi ve işletmenin veri saklama düzeni değerlendirilerek yapılmalıdır.

Yanlış iki kişiyi birleştirmek, mükerrer kayıttan daha ciddi sonuçlar doğurabilir. İşlem öncesinde danışanın aynı kişi olduğu doğrulanmalıdır.

Kayıt Açma Yetkisi Sınırlandırılmalı mı?

Her çalışanın danışan kaydı açması gerekli olmayabilir. İşletme, kayıt ekleme ve düzenleme yetkilerini görev tanımlarına göre belirleyebilir.

Kayıt açabilen çalışanlara ortak kurallar anlatılmalıdır. Yeni çalışanlara sistem kullanımı sırasında arama, güncelleme ve kayıt oluşturma adımları gösterilmelidir.

Belirli aralıklarla veri tabanı kontrol edilerek mükerrer veya eksik kayıtlar belirlenebilir.

SmartAsist ile Merkezi Danışan Yönetimi

SmartAsist; danışan, randevu, paket, seans, uzman ve şube bilgilerinin tek sistem üzerinden yönetilmesini sağlar.

Yeni kart açılmadan önce mevcut danışan kayıtları kontrol edilebilir. Aynı danışanın farklı şubelerdeki işlemleri merkezi kayıt düzeni içinde takip edilebilir. Randevu, paket ve ödeme bilgilerinin aynı danışan kartıyla ilişkilendirilmesi bilgi dağınıklığını azaltır.

Kullanıcı yetkileri sayesinde danışan kaydı oluşturma ve düzenleme işlemleri görev tanımlarına göre sınırlandırılabilir. Böylece çalışanlar farklı defterler ve kişisel listeler yerine ortak veri tabanı üzerinden çalışabilir.

Sonuç

Mükerrer danışan kayıtlarını önlemek için yeni kayıt açmadan önce arama yapılmalı, telefon ve isim bilgileri ortak kurallarla girilmeli ve şubeler merkezi bir sistem kullanmalıdır.

Tekrar eden kayıtlar fark edildiğinde bilgiler kontrol edilmeden silme veya birleştirme yapılmamalıdır. Düzenli ve tekil danışan kartları; randevu, paket, tahsilat, form ve raporlama süreçlerinin daha doğru yürütülmesini sağlar.