Online ve Yüz Yüze Randevular Aynı Takvimde Nasıl Yönetilir?

Çevrim içi görüşmeler, danışan odaklı işletmeler için önemli bir çalışma seçeneği hâline geldi. Diyetisyenler, psikologlar, danışmanlar ve farklı alanlarda çalışan uzmanlar gün içinde hem online hem de yüz yüze randevu gerçekleştirebilir.

İki randevu türünü ayrı takvimlerde takip etmek ise çakışmalara neden olabilir. Uzman çevrim içi görüşmedeyken aynı saate yüz yüze randevu verilebilir. Bağlantı bilgisi gönderilmeyebilir veya danışan görüşmenin hangi yöntemle yapılacağını yanlış anlayabilir.

Online ve yüz yüze randevuları aynı takvimde yönetmek, uzmanın gerçek çalışma programının tek ekrandan görülmesini sağlar. Ancak iki randevu türünün açık şekilde ayrılması gerekir.

Bütün Randevuları Ortak Takvimde Toplayın

Çevrim içi randevuları farklı bir uygulamada, yüz yüze görüşmeleri ise defterde veya başka bir takvimde tutmak güncel programın görülmesini zorlaştırır.

Uzmanın bütün randevuları tek takvimde bulunmalıdır. Böylece bir saat çevrim içi görüşme için ayrıldığında aynı zaman aralığına yüz yüze randevu verilmesi önlenebilir.

Ortak takvimde şu bilgiler bulunabilir:

• Danışanın adı
• Randevu tarihi ve saati
• Görüşmenin süresi
• İlgili uzman
• Online veya yüz yüze randevu türü
• Şube veya konum
• Gerekli bağlantı bilgisi
• İlk görüşme veya devam seansı durumu

Takvime bakan çalışan, görüşmenin nerede ve nasıl yapılacağını kolayca anlayabilmelidir.

Randevu Türünü Açık Şekilde Belirtin

Randevu oluştururken yalnızca hizmet adı seçilmemelidir. Görüşmenin online mı yoksa yüz yüze mi olduğu ayrıca belirtilmelidir.

Örneğin hizmet adları şu şekilde düzenlenebilir:

• İlk Görüşme – Online
• İlk Görüşme – Yüz Yüze
• Kontrol Görüşmesi – Online
• Kontrol Görüşmesi – Yüz Yüze
• Paket Seansı – Online
• Paket Seansı – Yüz Yüze

İşletme çok sayıda hizmet sunuyorsa daha kısa bir sınıflandırma kullanılabilir. Önemli olan bütün çalışanların aynı isimlendirme düzenine uymasıdır.

Renklerden veya simgelerden de yararlanılabilir. Ancak randevu türü yalnızca renkle gösterilmemelidir. Açık bir isim veya işaret de kullanılmalıdır.

Online Görüşmenin Hizmete Uygunluğunu Değerlendirin

Her hizmet çevrim içi sunuma uygun olmayabilir. Fiziksel uygulama, özel cihaz veya belirli bir ortam gerektiren işlemler yüz yüze gerçekleştirilmelidir.

Uzman ve işletme, hangi hizmetlerin online verilebileceğini önceden belirlemelidir. Çalışanlar da randevu talebi geldiğinde doğru seçeneği sunmalıdır.

Danışanın online görüşme istemesi, hizmetin otomatik olarak çevrim içi yapılabileceği anlamına gelmez. Hizmetin içeriği, uzmanın değerlendirmesi ve işletmenin çalışma kuralları dikkate alınmalıdır.

Görüşme Sürelerini Ayrı Belirleyin

Online ve yüz yüze görüşmeler aynı hizmet için benzer sürede tamamlanabilir. Ancak hazırlık aşamaları farklı olabilir.

Yüz yüze randevuda danışanın karşılanması, form doldurması veya görüşme alanının hazırlanması zaman alabilir. Online randevuda ise bağlantı kontrolü, dosya paylaşımı veya teknik sorunların çözülmesi gerekebilir.

Her iki görüşme türü için gerçekçi süreler belirlenmelidir. Arka arkaya farklı türde randevular varsa kısa bir geçiş arası bırakılabilir.

Örneğin uzman yüz yüze görüşmeden hemen sonra online randevuya geçecekse sessiz bir alana geçmek ve bağlantıyı açmak için zamana ihtiyaç duyabilir.

Bağlantı ve Konum Bilgisini Karıştırmayın

Danışana gönderilecek bilgilendirme mesajı randevu türüne göre hazırlanmalıdır.

Yüz yüze randevuda şu bilgiler paylaşılabilir:

• Şube adı
• Açık adres
• Konum bağlantısı
• Kat veya giriş bilgisi
• Gerekli hazırlıklar

Online randevuda ise şu bilgiler bulunabilir:

• Görüşme bağlantısı
• Kullanılacak platform
• Bağlantıya giriş saati
• Kamera veya mikrofon gereksinimi
• Teknik sorun durumunda iletişim kanalı

Online danışana yalnızca adres, yüz yüze gelecek danışana ise yalnızca görüşme bağlantısı gönderilmemelidir. Mesaj şablonları randevu türüne göre ayrılabilir.

Bağlantıyı Zamanında Gönderin

Online görüşme bağlantısının ne zaman ve kim tarafından gönderileceği belirlenmelidir. Son dakikada bağlantı oluşturmak gecikmelere neden olabilir.

Bağlantı önceden hazırlanabiliyorsa randevu onayıyla birlikte paylaşılabilir. Güvenlik veya kullanım düzeni nedeniyle daha sonra oluşturuluyorsa danışana ne zaman gönderileceği açıklanmalıdır.

Mesaj gönderilmeden önce bağlantının çalıştığı kontrol edilmelidir. Eski bir görüşmeye ait bağlantının yanlışlıkla paylaşılmaması için düzenli bir yöntem kullanılmalıdır.

SmartAsist üzerinden danışanla WhatsApp yazışması başlatılarak bağlantı veya randevu bilgileri iletilebilir. Ancak görüşme bağlantısının oluşturulması ve yönetilmesi kullanılan çevrim içi görüşme aracının özelliklerine bağlıdır.

Form ve Belgeleri Önceden Planlayın

Yüz yüze görüşmede doldurulan bir form, online görüşmede fiziksel olarak verilemez. Bu nedenle gerekli danışan bilgi, anamnez veya onam formlarının nasıl tamamlanacağı önceden planlanmalıdır.

Dijital olarak doldurulabilecek formlar randevu öncesinde danışana gönderilebilir. Formların tamamlanıp tamamlanmadığı görüşme başlamadan önce kontrol edilebilir.

Danışanın paylaşması gereken belgeler varsa güvenli ve belirlenmiş yöntemler kullanılmalıdır. Kişisel bilgiler farklı çalışanların telefonlarında veya dağınık mesajlaşmalarda bırakılmamalıdır.

Ödeme ve Paket Sürecini Belirleyin

Online randevularda tahsilatın ne zaman yapılacağı açık olmalıdır. Ödeme randevu öncesinde alınacaksa danışana yöntem ve son zaman bilgisi verilmelidir.

Görüşme bir paket kapsamında yapılıyorsa kalan seans sayısı kontrol edilmelidir. Online ve yüz yüze seanslar aynı paket içinde kullanılabiliyorsa ekip bu kuralı bilmelidir.

Paket yalnızca belirli bir görüşme türü için geçerliyse yanlış seans düşümünü önlemek amacıyla hizmet seçimi dikkatli yapılmalıdır.

Teknik Sorunlar İçin Alternatif Akış Oluşturun

Online görüşmede bağlantı sorunu, internet kesintisi veya ses problemi yaşanabilir. Bu durumda ne yapılacağı önceden belirlenmelidir.

Örneğin şu kurallar oluşturulabilir:

• İlk olarak bağlantının yeniden denenmesi
• Belirlenen iletişim kanalından uzmana ulaşılması
• Görüşmenin belirli süre içinde başlatılamaması hâlinde yeniden planlanması
• Yaşanan durumun randevu kaydına eklenmesi

Teknik sorun nedeniyle gerçekleşmeyen randevunun tamamlanmış seans olarak işaretlenmesi paket ve tahsilat kayıtlarını etkileyebilir. Randevu durumu doğru şekilde güncellenmelidir.

Çalışma Ortamını Randevu Türüne Göre Hazırlayın

Online görüşme, yalnızca bilgisayar ve internet bağlantısı gerektiren bir işlem olarak görülmemelidir. Uzmanın sessiz, düzenli ve görüşmeye uygun bir ortamda bulunması gerekir.

Yüz yüze randevularda ise oda, cihaz veya çalışma alanı planlaması yapılmalıdır.

Aynı uzman gün içinde iki görüşme türünü kullanıyorsa geçişlerin çalışma ortamını bozmayacak şekilde düzenlenmesi önemlidir. Online görüşme sırasında odaya başka çalışanların girmemesi için ekip takvimdeki randevu türünü görebilmelidir.

Raporlarda Randevu Türlerini Ayrı İnceleyin

Online ve yüz yüze randevuların ayrı tanımlanması işletmenin hizmet kullanımını değerlendirmesine yardımcı olur.

Şu bilgiler incelenebilir:

• Online randevu sayısı
• Yüz yüze randevu sayısı
• Randevu türlerine göre iptal oranı
• Online görüşmelerde yaşanan teknik sorunlar
• Hangi hizmetlerin çevrim içi daha fazla tercih edildiği
• Online görüşmelerin devam randevusuna dönüşme oranı

Bu sonuçlar çalışma saatlerinin, uzman planlarının ve iletişim süreçlerinin geliştirilmesinde kullanılabilir.

SmartAsist ile İki Randevu Türünü Birlikte Yönetin

SmartAsist; danışan, randevu, uzman, paket ve seans bilgilerinin merkezi olarak takip edilmesine yardımcı olur.

Online ve yüz yüze randevular aynı uzman takviminde planlandığında günün gerçek doluluğu daha net görülebilir. Randevu kayıtları farklı hizmet adları veya açıklamalarla ayrılarak ekip için anlaşılır hâle getirilebilir.

Danışan kaydı üzerinden WhatsApp iletişimi başlatılarak yüz yüze görüşmeler için adres, online görüşmeler için bağlantı bilgisi paylaşılabilir. Paket ve kalan seans takibi de randevu düzeniyle birlikte yürütülebilir.

Böylece çevrim içi görüşmeler ayrı mesaj kutularında, yüz yüze randevular ise farklı takvimlerde kalmaz.

Sonuç

Online ve yüz yüze randevuları aynı takvimde yönetmek, uzmanın çalışma programını bütün olarak görmeyi sağlar. Ancak randevu türleri açık isimlerle ayrılmalı ve her biri için uygun bilgilendirme süreci oluşturulmalıdır.

Görüşme bağlantıları, konum bilgileri, süreler, formlar ve ödeme koşulları randevu türüne göre düzenlenmelidir.

SmartAsist gibi merkezi bir randevu takip programı kullanmak, online ve yüz yüze görüşmelerin tek çalışma düzeni içinde takip edilmesine yardımcı olur.